Soyez les bienvenus à la ville de Lumière...
Semaine 04 - 07 Mai 2015
Cette semaine de 4 jours a été consacrée au travail sur les dossiers dont les dates d’arrivées étaient pendant le weekend prolongé du 8 mai (jour férié en France).
- La vérification des paiements par les clients et l’envoi des règlements aux prestataires (hôtels, restaurants, parc d’attractions, visites guidées etc) après les dernières modifications ;
- L’envoi des rooming listes finales aux hôtels ;
- L’édition des vouchers pour toutes les prestations & services réservés pour chaque groupe et adressés aux partenaires concernés.
C’est extrêmement important de vérifier tous les détails et d’anticiper sur tous les points afin d’éviter les problèmes lors des arrivées. Vu que c’est un weekend prolongé et notre bureau est fermé exceptionnellement le vendredi, nous étions obligés à tout finir avant le weekend.
J’ai pu assister également à un déjeuner professionnel le jeudi 7/05/2015. J’ai rencontré le directeur et le responsable des réservations groupes d’une résidence hôtelière de la chaîne Appart’City. C’est très enrichissant comme expérience, car ce RDV m’a permis d’observer les relations professionnelles entre une agence et un hôtel. Dans le cadre d’une ambiance amicale et autour d’un déjeuner, nous avons évoqué de diverses questions sur le déroulement des séjours des groupes durant les fêtes et les longs weekends. Nous avons pu discuter également sur la continuité de la collaboration et la base tarifaire pour l’année prochaine. C’était très important pour moi de voir les discours des directeurs et comment le dialogue a été mené dès le début jusqu’à la fin.
Je ressens que mes relations avec les agences de l’Europe de l’Est (Russie, Ukraine, Biélorussie, Lettonie etc) deviennent de plus en plus amicales. on comment à se tutoyer par exemple et pour moi c’est très important d’avoir une bonne relation avec les partenaires. Cela permet à avoir une meilleure collaboration et des échanges plus fructueux.
J’ai eu l’occasion de collaborer à nouveau avec des prestataires (guides locales russes, compagnies de transports etc) que je connais grâce à mon ancien travail au sein des agences à Moscou. Je les ai contactés et j’ai pu utiliser ces contacts pour des groupes qui avaient besoin des guides pour les visites guidées en russe etc.
Semaine 11-15 Mai 2015
Le temps passe très vite, cela fait presque 2 mois que je suis en stage chez LORD TRAVEL ! Je peux constater par moi – même que cette expérience est très enrichissante et grâce à la diversité des tâches et des dossiers, je suis impatiente d’approfondir mes connaissances au sein de l’agence. Il est vrai qu’en tant qu’employé dans une grande agence avec plusieurs dizaines de salariés, chacun est dans son département ou service et il est quasi impossible de connaître toutes les missions et le travail accompli par chacun des services. La hiérarchie est très présente, tandis que dans une très petite agence comme LORD TRAVEL, j’ai la possibilité de voir toute l’organisation de l’entreprise, les objectifs de l’année et la proximité avec les collaborateurs. Au bureau avec les 3 collègues incluant la directrice, je ressens l’esprit d’équipe et surtout l’esprit d’une famille !
La semaine a débuté avec la reprise du travail après le weekend prolongé. Il y a eu plus de mails que d’habitude et c’était intense. J’ai rencontré un problème avec un nouveau partenaire de Kazakhstan qui a pris du retard avec les paiements et du coup, cela m’a permis d’entreprendre des négociations avec lui avec pour but de trouver une solution par d’autres moyens de paiements (carte de crédit).
Mardi soir, le 12 Mai nous avons été invitées à la soirée organisée par l’hôtel Marriott Rive Gauche à Paris dans le 14ème arrondissement. Le but de la soirée était de réunir ses partenaires de l’hôtel (les agences réceptives à Paris surtout) pour présenter les espaces rénovés de l’hôtel ainsi que d’évoquer les tarifs prévus pour la période estivale et des promotions à mettre en place afin de redynamiser les mois de juillet d’août qui font partie de la basse saison pour la ville de Paris. J’ai eu de la chance d’accompagner mes collègues et j’en ai profité pour observer comment mener les dialogues avec les partenaires. L’ambiance était très agréable et amicale. Nous avons visité les chambres rénovés, les espaces de séminaires et le restaurant. Il est extrêmement important de visiter les hôtels que nous proposons à nos clients pour être sûre en leur qualité et pour pouvoir répondre à toutes éventuelles questions provenant de nos partenaires.
Semaine 18-22 Mai 2015
Ça fait 2 mois que je suis dans l’agence LORD TRAVEL et je suis très contente de mon stage qui se déroule dans l’atmosphère vraiment familiale. J’ai appris déjà beaucoup de choses ici grâce à mes collègues qui sont toujours à mon écoute et qui sont prêtes à m’aider quand j’en ai besoin.
Cette semaine j’ai eu l’occasion de travailler avec les nouvelles demandes issues des plusieurs pays différents tels que Kazakhstan, Allemagne et Ukraine. Ces clients avaient des différents besoins et différents budgets également.
C’était très intéressant de chercher des prestations pour eux car les clients demandaient pas seulement de trouver l’hébergement pour les dates précises, mais aussi le transport, les excursions etc, c’est-à-dire d’élaborer le programme pour eux.
Il est vraiment important de comprendre qui sont les participants de groupe : leur âge, leur métier, sont-ce des familles ou des collègues de la même entreprise. Cette information permet de cibler les activités qui pourraient être intéressantes pour eux. Par exemple une de mes nouvelles demandes de l’Allemagne portait sur un groupe de plusieurs familles avec des enfants entre 6 et 12 ans. Dans ce cas-là il faut bien réfléchir quel programme on pourrait leur proposer car il faut que ça convienne aux adultes et aux enfants.
Semaine 25 -29 Mai 2015
Presque personne n’aime pas le lundi, après le weekend il est tellement difficile de reprendre le travail… Et moi, j’attends le lundi, c’est tellement bizarre comme une sensation, mais quand je pense de mon travail, j’ai hâte de revenir au bureau. C’est très important d’avoir plaisir de tout ce que tu fais, de ton travail. Je ne m’ennuie jamais, mes missions sont diversifiées.
C’est passionnant d’élaborer un itinéraire pour le client, il faut chercher les hôtels pour loger le groupe, regarder quelles activités il est possible de proposer dans chaque ville, trouver les restaurants pour organiser les déjeuners ou les diners. Chaque demande est différente, au cours de préparation du programme j’ai l’occasion de découvrir les endroits que je ne connaissais pas avant, j’apprends énormément de choses… Bien sûr, tout n’est pas en rose, parfois le client change tout le programme, les dates du séjour etc, et il faut recommencer dès le début… Mais ça fait partie de travail et je l’aime beaucoup.
Cette semaine j’ai reçu deux commandes de clients issus de Kazakhstan et de l’Ukraine. Il s’agit de deux groupes au mois de Juin et au mois d’Août. En travaillant avec les clients de différentes nationalités j’apprends qu’ils existent les détails spécifiques dans la manière de travailler de chacun. Le client de Kazakhstan prend plus de temps à réfléchir, celui de l’Ukraine est plus rapide dans ses réponses et décisions. J’essaie de m’adapter pour être plus efficace.
Le 28 Mai l’hôtel Novotel les Halles 4**** a organisé une soirée ayant pour le but de réunir les anciens partenaires et faire découvrir les chambres rénovées. L’hôtel est très beau, sa localisation est idéale, situé au centre-ville, l’hôtel répond parfaitement aux besoins de clients VIP.
