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Semaine 6-10 Juillet 2015
Cette semaine a été consacrée au groupe GROUDA. Il s’agit de notre client de Lituanie qui nous a envoyé une demande d’organiser pour son groupe un circuit en France. Le point de départ du groupe est à Paris, puis le groupe aura des nuitées dans les villes telles que Blois, Nantes, Saint-Malo et Lille. Moi, personnellement, j’aime beaucoup a travailler avec des demandes pareilles. L’organisation du programme à quelques étapes demande beaucoup d’efforts, car très souvent nous sommes limités par le budget que nous indique le client. il faut respecter la logique du circuit et les distances entre les étapes pour que les touristes ne soient pas très fatigués, mais aient assez de temps pour realiser toutes les visites selon le programme.
Le groupe a choisi comme période pour ce circuit les dates du début d’Août, . cette periode est bien car cest la basse saison a Paris, mais par contre dans des villes comme Blois et Saint malo cest la haute saison et il savere tres difficile de trouver des hotels selon le budget du client qui est bas pour la saison en Normandie et bretagne.
Notre offre est acceptée par le client et il nous a payé un acompte ce qui garantit que le groupe sera constitué. Il est probable que le client réussira de constituer le deuxième groupe pour les mêmes dates et le même programme.
Semaine 13 -17 Juillet 2015
Je continue mon travail sur le dossier de GROUDA. Le client m’a envoyé la rooming liste pour le premier groupe et je l`ai transmise à tous les hôtels que nous avons réservés. Malheureusement a ce jour le client n’est pas en mesure de garantir le deuxième groupe. ceci s’explique avec une certaine baisse de ventes. Mais je suis persuadée que le client reviendra vers moi avec cette demande, donc j’ai essayé de prolonger les options dans les hôtels pour ce deuxieme bus afin de pouvoir garder les bonnes offres et les memes hotels que nous avons propose initialement. Pour ce groupe nous avons réservé également 46 tickets d’entrée dans le parc du Puy du Fou. Etant donne que le client n’a pas confirmé le deuxième groupe, j’ai dû annuler la réservation des tickets. Par contre, vu que la visite a été prévue le 8 Août, cette réservation ne pouvait être annulée qu’avec 100 % de frais d’annulation. Grouda est notre client fidèle et j’ai décidé d’essayer de négocier avec le responsable commercial du parc qui s’occupait de notre dossier. Dans mon discours j’ai essayé de montrer le potentiel de ce client qui projette à développer ce programme et le promouvoir sur le marche letonnien. Jai demontre le dynamisme et limportance de ce partenaire qui nous a confirme de nombreux groupes et il sagit dun des plus grands to letonnien. Finalement, j’ai réussi à convaincre le responsable de ne pas appliquer les frais d’annulation. le client nous a ete tres reconnaissant.
A part le travail sur le dossier de GROUDA, mes journées ont ete bien remplies également par le travail sur les autres dossiers actuels. Je m’occupe des agence russophones avec lesquelles nous avons des séries de groupes qui ont été confirmés à préalable, donc mon travail consiste à bien suivre ces dossiers, envoyer les rooming listes aux hôtels, preparer les factures, payer les services et envoyer les vouchers.
Semaine 20 - 24 Juillet 2015
La période des vacances continue à l’agence. Cette fois c’est ma collègue Geri qui est partie. Cette semaine nous étions trois : moi, Marie et Irma qui est venue à l’agence pour un mois afin des nous aider et remplacer nos collègues qui étaient absentes durant ce mois. La semaine prochaine nous serons deux avec la responsable de production – Marie. Je pense que ce sera une semaine assez chargée car je serai toute seule avec elle et nous aurons tous les dossiers a gérer, mais je n’ai pas peur car Marie a une expérience tres solide de plus de 10 ans dans le secteur et je pourrai apprendre beaucoup de choses avec elle.
Je continue le travail sur le dossier de notre client lituanien GROUDA. Le 5 Août 2015 c’est la date d’arrivée du groupe en France. Le client a déjà tout prépayé et j’ai préparé les vouchers pour chacun des hôtels réservés. J’ai également envoyé la rooming liste finale aux hôtels et j’ai controlé pour que chaque hôtellier me confirme la répartition des chambres que j’avais indiquée. Il est très important de revérifier la répartition des chambres avant l’arrivée du groupe pour éviter des problemes lors du check-in. J’envisage d’appeler chaque hôtel la veille d’arrivée du groupe pour revoir la rooming liste et la répartition avec le réceptioniste en charge du dossier. Je dois prévoir un rdv avec le guide pendant que le groupe est à paris pour lui donner les tickets d’entrée dans le parc du Puy du Fou.
A part le travail sur le dossier du GROUDA, j’avais des nombreaux contacts avec nos nouveaux partenaires de Kazakhstan. J’ai eu deux demandes confirmées par les agences. Une des demandes porte sur l’acceuil de la délégation des deputés d’Astana qui viennent à Paris afin d’effectuer des rendez-vous d’affaires à l’Ambassade de Kazakhstan à Paris. Pour ce client j’ai réservé l’hôtel 5* à Paris pour 7 personnes et pour 2 nuits au mois d’Août. J’ai réservé également les transferts en Mercedes Viano et Mercedes S class. Le client projète aussi de réserver un intreprête en russe et en français pour tout le séjour et louer deux voitures avec les chauffeurs.
Ma collègue Geri m’a délegué plusieurs de ses dossiers. Pour l’un de ces dossiers je dois effectuer des différentes réservations : des visites, des guides et des transports.
Semaine 27 -31 Juillet 2015
Cette semaine nous n’étions que deux dans le bureau, moi et ma collègue Marie – la responsable de production. Je peux considerer et qualifier cette semaine comme très chargée et remplie de nouvelles demandes, des changements de dernière minute et plus de responsabilités … Dès le lundi matin nous étions debordées. Nous devions tout d’abord répondre à tous les mails reçus pendant le weekend, ensuite gérer toutes les modifications dans les dossiers (les nôtres et ceux de nos collègues actuellement en vacances) et, en même temps, répondre aux appels et enregistrer de nouvelles demandes… Heureusement que Marie était là avec moi, car grâce à son expérience dans le métier de plus de 10 ans, nous avons pu gérer la situation et ses conseils m’étaient toujours très utiles.
J’ai dû m’occuper du dossier assez complexe de ma collègue Geri qui porte sur le groupe des touristes bulgares arrivant à Paris en début du mois de Septembre. Le fait que le responsable du groupe parle russe nous a permis de collaborer et de se comprendre très facilement. Tout d’abord il fallait que je fasse de multiples réservations, comme par exemple : la réservation du passage du groupe dans le musée d’Orsay et dans le musée du Louvre, dans le Château de Versailles ; l’achat des tickets d’entrée dans le parc du Château de Versailles ; la réservation des places dans un des cabarets parisiens - le Moulin Rouge. J’ai contacté les guides, ainsi que notre partenaire autocariste pour assurer la réservation d’un autocar et l’accompagnement du groupe pendant les visites prévues dans le programme très chargé.
Pour la première fois dans mon expérience professionnelle, j’ai été chargée d’organiser une Messe pour le groupe des pèlerins de Croatie dans l’église Saint-Etienne à Nice. C’est une expérience inoubliable et bien drôle car pour moi, en tant qu’étrangère, il n’était pas du tout facile de comprendre tous ces termes religieux que mes interlocuteurs utilisaient lors de nos conversations…
Nous avons rencontré également des problèmes avec une des résidences à Paris où nous logions nos groupes. A cause des plaintes de la plupart de clients, nous etions obligés de déloger certains de nos groupes prévus dans cette résidence pour le mois d’Août et le mois de Septembre. En même temps nous sommes en contact avec le service de reclamation et relations avec les clients de la centrale des réservations pour l’ensemble de ce type de residences hôtelieres afin de pouvoir résoudre les problèmes rapidement et de trouver des solutions adéquates pour que le séjour des groupes se déroule sans peripeties.
