Soyez les bienvenus à la ville de Lumière...
Semaine 01-05 Juin 2015
Cette semaine était très chargée, surtout à cause des demandes de dernière minute, c’est-à-dire que nous étions obligés de lancer les recherches de l’hébergement quelques jours avant l’arrivée de clients.
Ce fait s’explique par le fait que le marché touristique de pays de l’Est tels que : L’Ukraine, la Russie et la Biélorussie, est très influencé par la crise économique.
Nos partenaires sont habitués à cette pratique et essayent de nous répondre au plus vite. Parfois c’est très stressant, mais nous réglons toutes les questions ensemble et quand tu sens le soutien de tes collègues, tu es plus motivé.
Concernant mes missions et mon développement professionnel – je deviens de plus en plus autonome. Je vois plus claire qu’est-ce qu’il faut faire dans telle ou telle situation, et je m’adresse à une de mes collègues pour me rassurer que ma décision est correcte. Mais malgré ça, mes collègues restent toujours à mon écoute.
Semaine 8-12 Juin 2015
J’ai reçu la confirmation d’un groupe de touristes Lituaniens qui effectueront tout un circuit en France du 5 au 11 août 2015. Le groupe débutera le voyage à Paris en découvrant les incontournables (Versailles, Musée du Louvre, la Tour Eiffel, Tour panoramique de Paris, Musée d’Orsay). Ensuite le voyage continuera vers les Châteaux de la Loire (château de Chambord, château de Blois, la Bretagne (Saint Malo, Mont Saint Michel) et terminera par la Normandie avec les visites de Caen / Rouen et les plages du Débarquement.
Pour ce groupe j’avais des options dans différents hôtels selon les villes où ils feront les stops d’une nuit. Après avoir reçu le paiement de la part de client, j’ai commencé à confirmer les réservations en indiquant le nombre de chambres prévu par le client. Il est probable que le client réussisse à avoir un second groupe pour les mêmes dates et le même circuit, ce qui veut dire qu’il faut que je pense à bloquer des chambres supplémentaires en option au cas où le deuxième groupe se réalisera. Vu qu’il s’agit de mois d’Août les hôtels acceptent volontiers les groupes, surtout à Paris car le mois d’août fait partie de la basse saison.
Le client m’a également confirmé 80 billets d’entrée dans le Parc d’attraction Puy du Fou avec la visite du spectacle en soirée. J’ai contacté la réservation centrale du parc qui m’a confirmé la disponibilité et la possibilité d’acheter le nombre de places souhaité. Maintenant il est important de suivre les délais de paiement des arrhes et de respecter les délais précis pour chacun des prestataires afin d’éviter d’avoir des frais d’annulations.
A part ce groupe, mes journées sont remplies par le travail quotidien, à savoir, les contacts avec les autres clients et les partenaires, le suivi des nouvelles demandes et l’envoi des offres, la confirmation des groupes, la rédaction des factures pour les clients etc.
Semaine 15 - 19 Juin 2015
« CONFIRMER » - Qu’est-ce que ce mot signifie pour vous ? J’ai décidé de consulter le dictionnaire pour être sûre d’avoir bien compris la signification de ce mot… Alors… selon le dictionnaire Larousse « confirmer » c’est :
Affirmer, parce qu'on est bien informé, autorisé à le faire ou après un certain temps de réflexion, que ce qui a été dit, demandé ou fixé auparavant est (toujours) valable
Il faut que je garde cette détermination pour l’envoyer à certains clients avec lesquels je travaillais cette semaine. Pourquoi je me suis intéressée à cela? Cette semaine est marquée par plusieurs cas de non-confirmation de demandes qui avaient été confirmées par le client précédemment. C’est-à dire que le client refuse de prendre la responsabilité et de s’engager au dernier moment. Mais il ne pense pas que très souvent cela nous pose des vrais soucis. Parfois les demandes arrivent à la dernière minute : en confirmant les chambres à l’hôtel, nous nous retrouvons déjà dans la zone d’application des frais d’annulation… Heureusement, nous avons nos hôtels partenaires qui acceptent d’annuler les demandes confirmées 3 jours avant l’arrivée du groupe sans aucun frais d’annulation. Mais bien sûr, nous, nous ne pouvons pas mettre en risque notre réputation.
Comment les agences pourraient-elles se protéger contre les clients importants et malhonnêtes ?
Semaine 22-26 Juillet 2015
Cette semaine est particulièrement chargée. Mes collègues m’ont déjà prévenue que la fin du mois de juin et tout le mois de juillet seront très chargées de travail. Et j’avoue que c’est la vérité… Malgré cela, j’aime beaucoup être en action : le temps passe parfois trop vite et je ne remarque même pas qu’il est l’heure de la pause déjeuner et qu’il faut déjà rentrer à la maison.
C’est avec plaisir que je constate la multiplication des demandes issues de marché dont je m’occupe, à savoir la Russie, l’Ukraine et la Biélorussie. Nous avons de plus en plus de demandes de la part du Kazakhstan : ce pays est encore mal connu mais présente un fort potentiel. La dernière demande d’une de ces agences portait sur l’organisation d’un séjour à Paris pour 108 personnes avec toutes les prestations, à savoir, l’hébergement, les transports, les visites etc. Malheureusement le client n’a pas été en mesure de donner suite à sa demande en raison de soucis avec sa direction ; cet exemple nous démontre tout de même que nous pouvons développer de plus en plus les relations avec ce représentant du marché des pays de l’Est.
La semaine prochaine la période de congés commence dans notre agence : mes collègues vont partir pour 2-3 semaines, l’une après l’autre. Cette situation m’imposera davantage de responsabilités et me permettra de développer mon autonomie dans mes tâches et missions.
Semaine 29 Juin - 3 Juillet 2015
La semaine est très chaude et chargée. Cette période caniculaire coïncide avec une période travail intensif, à savoir, nos partenaires nous envoient les dates pour les séries groupes pour l’année 2016, en plus des groupes pour lesquels les arrivées quotidiennes étaient déjà confirmées, il y a énormément de demandes de dernière minute. Il est parfois un peu difficile de se concentrer à cause des chaleurs importantes actuellement, mais ensemble, nous arrivons à tout gérer.
J’ai de plus en plus de demandes de la part des agences du Kazakhstan, portant très souvent sur les clients particuliers et non sur les groupes auxquels j’ai pris déjà l’habitude. Ces demandes sont très intéressantes et permettent de personnaliser chaque offre. J’ai été heureuse que deux demandes aient été confirmées par les agences, pour lesquelles j’ai fait des réservations dans les hôtels 4 et 5 étoiles ainsi que les réservations des transferts.
J’essaie d’établir des relations partenariales avec mes nouveaux collègues du Kazakhstan, étudier leur manière de travailler qui est un peu différente de ce à quoi j’étais habituée : ils prennent en effet parfois leur temps avant de confirmer leurs demandes. Il me semble que la destination européenne est assez nouvelle pour ces clients et qu’ils ne se sentent pas encore à l’aise pour travaillant avec cette destination. De mon côté, je prépare des offres plus détaillées, en essayant d’indiquer tous les avantages des destination française et parisienne en particulier, je leur propose des visites intéressantes et les endroits à voir.
